E-Rechnungspflicht 2025: Was Mittelstand und Handwerk jetzt tun müssen

E-Rechnungspflicht 2025: Was Mittelstand und Handwerk jetzt tun müssen

Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht rund um Rechnungen und viele Betriebe haben sie noch gar nicht richtig auf dem Schirm. Sie hören vielleicht „E-Rechnung" und denken: „Ich verschicke meine Rechnungen doch längst per E-Mail als PDF, das müsste reichen." Genau hier liegt das Missverständnis. Eine PDF ist im Sinne des neuen Gesetzes keine E-Rechnung mehr. Und die wichtigste Pflicht betrifft nicht das Verschicken, sondern das Empfangen und die gilt schon heute.

In diesem Artikel erklären wir in einfacher Sprache, was sich geändert hat, was Sie als kleiner oder mittlerer Betrieb wirklich tun müssen, bis wann Sie Zeit haben und welche teuren Denkfehler immer wieder vorkommen. Sie sollen am Ende genau wissen, ob Sie sofort handeln müssen oder ob Sie noch ein paar Jahre Luft haben.

Kurze Antwort (TL;DR)

Worum geht es überhaupt? Empfangen ist nicht gleich Senden

Das Wichtigste zuerst, weil hier die meisten Betriebe danebenliegen: Bei der E-Rechnungspflicht gibt es zwei völlig getrennte Dinge. Das Empfangen und das Senden. Beide haben unterschiedliche Stichtage.

Empfangen: gilt schon seit dem 1.1.2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Ohne Übergangsfrist. Unabhängig von Größe und Umsatz. Auch der kleinste Handwerksbetrieb und auch jeder Kleinunternehmer.

Das klingt dramatischer, als es ist. Praktisch reicht rechtlich gesehen eine E-Mail-Adresse, an die ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung schicken kann. Wichtig ist nur: Wenn ein Lieferant Ihnen ab 2025 eine E-Rechnung schickt, dürfen Sie nicht mehr darauf bestehen, dass er Ihnen stattdessen Papier oder eine PDF schickt. Sie müssen die E-Rechnung annehmen.

Senden: kommt später, gestaffelt nach Umsatz

Das aktive Ausstellen von E-Rechnungen dürfen Sie noch aufschieben. Die Stichtage:

• 2025 und 2026: Alle Betriebe dürfen weiter Papier oder PDF im Geschäft mit anderen Unternehmen (B2B) verschicken. Bei anderen elektronischen Formaten als der echten E-Rechnung braucht es allerdings die Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1.1.2027: Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Vorjahr (also 2026) müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1.1.2028: Alle inländischen Betriebe müssen E-Rechnungen ausstellen, ohne jede Umsatzgrenze. Dann ist die Übergangszeit endgültig vorbei.

Der häufigste Irrtum ist, diese beiden Seiten zu vermischen. Viele kleine Betriebe denken: „Ich habe ja bis 2027 oder 2028 Zeit." Das stimmt nur für das Senden. Empfangen können müssen Sie heute schon.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich? (Und warum die PDF nicht zählt)

Hier wird es kurz technisch, aber es ist wichtig, weil genau an diesem Punkt das Geld liegt.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturiertes elektronisches Format, das ein Computer automatisch auslesen kann und das einer europäischen Norm (EN 16931) entspricht. Vereinfacht: Die Rechnungsdaten stecken in einer maschinenlesbaren Datei, sodass ein Buchhaltungsprogramm Betrag, Datum, Steuersatz und Empfänger direkt übernehmen kann, ohne dass jemand abtippt.

Eine normale PDF, ein eingescanntes Bild, ein Word-Dokument: Das ist alles keine E-Rechnung mehr, auch wenn es per E-Mail kommt. Es gilt rechtlich als „sonstige Rechnung". Der entscheidende Unterschied ist nicht, ob etwas digital ankommt, sondern ob die Daten strukturiert und maschinenlesbar sind.

Die zwei erlaubten Formate

Sie müssen sich nur zwei Namen merken:

• XRechnung: Eine reine Datendatei (XML). Sie sehen darin auf den ersten Blick keine schöne Rechnung, sondern nur Daten. Ein passendes Programm macht sie für Sie wieder lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein Mischformat. Es sieht aus wie eine ganz normale PDF, die Sie wie gewohnt anschauen können, hat aber die strukturierten Daten unsichtbar eingebettet. Für viele Betriebe ist das der angenehmere Weg, weil Mensch und Maschine die Rechnung lesen können.

Ein wichtiger Hinweis zu ZUGFeRD: Erlaubt ist es erst ab Version 2.0.1 und die Profile „MINIMUM" und „BASIC-WL" sind ausdrücklich nicht zulässig, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Wenn Sie also später ein Programm einrichten, achten Sie auf die richtige Einstellung. Das französische Format Factur-X ist mit ZUGFeRD verwandt und damit ebenfalls anschlussfähig.

Noch ein Detail, das in der Praxis zählt: Bei ZUGFeRD ist seit 2025 der strukturierte Datenteil führend. Wenn das sichtbare PDF und die eingebetteten Daten voneinander abweichen, gilt der Dateninhalt. Wer nur das hübsche PDF abspeichert und die Daten ignoriert, bekommt später bei einer Prüfung womöglich ein Problem.

Was muss ein kleiner Betrieb jetzt konkret tun?

Lassen Sie uns das in eine einfache Reihenfolge bringen. Zuerst das Pflichtprogramm für heute, dann die Vorbereitung für übermorgen.

Schritt 1: Empfangen sicherstellen (sofort, Pflicht seit 2025)

Sie brauchen zwei Dinge:

1. Eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, die Sie regelmäßig prüfen. Die haben die meisten ohnehin.
2. Ein Programm oder einen Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD wieder lesbar macht. Viele gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können das schon. Es gibt auch kostenlose Anzeige-Programme.

Dazu gehört zwingend die revisionssichere Archivierung. E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können (das nennt sich GoBD-konform). Bei ZUGFeRD heißt das: Sie müssen auch den strukturierten Datenteil sicher aufbewahren, nicht nur das sichtbare PDF.

Ein praktischer Nebeneffekt: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.

Schritt 2: Senden vorbereiten (bis 2027 oder 2028, je nach Umsatz)

Bis spätestens zu Ihrem persönlichen Stichtag (2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst 2028) brauchen Sie eine Software, die normgerechte E-Rechnungen erstellen kann. Reines PDF-Erzeugen reicht dann nicht mehr.

Das können viele bekannte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, zum Beispiel Lexware beziehungsweise Lexware Office, DATEV, sevdesk oder FastBill. Es gibt außerdem kostenlose Angebote zum Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD. Sie müssen also nicht zwingend viel Geld in die Hand nehmen, aber Sie sollten rechtzeitig prüfen, ob Ihr heutiges Programm das schon kann oder ob ein Wechsel ansteht.

Wenn Sie ohnehin gerade über neue Software für Aufträge, Angebote oder Buchhaltung nachdenken, lohnt es sich, das gleich mitzudenken. Bei der Auswahl und sauberen Anbindung solcher Programme unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Leistungen, gerade wenn mehrere Systeme zusammenspielen sollen, ohne dass jemand Daten doppelt abtippt.

Schritt 3: Mit dem Steuerberater abstimmen

E-Rechnungen, Archivierung und Buchhaltung hängen eng zusammen. Sprechen Sie früh mit Ihrem Steuerberater, welches Programm zu Ihrer bestehenden Buchhaltung passt und wie der Datenfluss aussehen soll. Das spart später doppelte Arbeit.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Kleinbeträge und Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Es gibt klar geregelte Ausnahmen von der Ausstellungspflicht. Wichtig dabei: Die Empfangspflicht bleibt trotzdem für alle bestehen.

Kleinunternehmer

Wenn Sie Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind, müssen Sie seit 2025 keine E-Rechnungen ausstellen. Aber eines wird ständig übersehen: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Auch als Kleinunternehmer brauchen Sie also mindestens den Empfangsweg aus Schritt 1.

Zur Einordnung: Die Umsatzgrenzen für den Kleinunternehmer-Status wurden zum 1.1.2025 angehoben. Die Vorjahresgrenze stieg von 22.000 auf 25.000 Euro, die Grenze für das laufende Jahr von 50.000 auf 100.000 Euro. Wer im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitet, verliert den Status sofort, nicht erst zum Jahresende. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze erstmals überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (Paragraf 33 UStDV)
• Fahrausweise (Paragraf 34 UStDV)
• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C). Die Pflicht gilt nur im Geschäft zwischen Unternehmen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

EDI-Verfahren

Falls Ihr Betrieb bereits ein etabliertes EDI-Verfahren für den Datenaustausch nutzt: Das darf übergangsweise weiterlaufen, auch wenn es die Norm nicht voll erfüllt. Ab 1.1.2028 muss sich aus der EDI-Rechnung aber ein normgerechter Datensatz herausziehen lassen.

Die häufigsten und teuersten Denkfehler

Diese Punkte tauchen immer wieder auf. Wenn Sie nur diese Liste mitnehmen, haben Sie das Wichtigste verstanden.

• „Ich habe bis 2027 oder 2028 Zeit." Falsch. Das gilt nur fürs Senden. Empfangen müssen Sie seit dem 1.1.2025.
• „Meine PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung." Nein. Eine PDF ist eine „sonstige Rechnung". Eine echte E-Rechnung braucht das strukturierte Format.
• „Als Kleinunternehmer bin ich raus." Nur beim Ausstellen. Empfangen müssen Sie trotzdem.
• „Die 800.000-Euro-Grenze betrifft nur meine B2B-Umsätze." Nein, gemeint ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Und die Grenze entscheidet nur über Ihren Sende-Stichtag (2027 oder 2028), nicht über die Empfangspflicht.
• „ZUGFeRD ist ZUGFeRD." Nein. Erst ab Version 2.0.1 gilt das. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind zudem nicht erlaubt. Falsch eingestellt, erzeugen Sie keine gültige E-Rechnung.
• „Ich speichere einfach das PDF." Bei ZUGFeRD sind die strukturierten Daten führend und müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Nur das Bild zu archivieren, reicht nicht.

Häufige Fragen

Muss ich sofort eine teure Software kaufen?

Nein. Für die Empfangspflicht reicht rechtlich eine E-Mail-Adresse plus ein Programm oder Viewer, das die Formate lesbar macht. Vieles davon ist in gängiger Buchhaltungssoftware schon enthalten und es gibt kostenlose Anzeige-Tools. Eine Erstell-Software brauchen Sie erst zu Ihrem Sende-Stichtag (2027 oder 2028).

Ab wann genau muss ich selbst E-Rechnungen verschicken?

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegen Sie darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit, ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht dann für alle, ohne Ausnahme.

Was passiert mit Rechnungen an Privatkunden?

Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur das Geschäft zwischen Unternehmen im Inland.

Gilt das auch für mich als Kleinunternehmer?

Ja, aber nur teilweise. Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Stellen Sie also den Empfangsweg sicher, das ist seit 2025 Pflicht.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre (vorher zehn). Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren. Wichtig: Die Aufbewahrung muss revisionssicher sein, bei ZUGFeRD inklusive der strukturierten Daten.

Kommt noch etwas nach der E-Rechnung?

Ja, geplant ist ein elektronisches Meldesystem (e-Reporting) im Rahmen der EU-Initiative ViDA. Zum Stand 2026 ist das aber noch nicht aktiv. Die E-Rechnungspflicht ist die Vorstufe dazu, deshalb lohnt es sich, jetzt sauber aufzustellen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht klingt komplizierter, als sie für die meisten kleinen Betriebe tatsächlich ist. Merken Sie sich vor allem die Zweiteilung: Empfangen müssen Sie schon heute, seit dem 1.1.2025, ohne jede Ausnahme. Selbst E-Rechnungen verschicken müssen Sie erst ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) oder ab 2028 (alle anderen). Und eine PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.

Der erste, wichtigste Schritt ist klein und meist kostenlos: einen Empfangsweg einrichten und sicherstellen, dass Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht und revisionssicher ablegt. Den Rest können Sie in Ruhe bis zu Ihrem Sende-Stichtag vorbereiten, am besten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Ein ehrlicher Hinweis zum Schluss: Das hier ist kein Rechts- oder Steuerrat, sondern eine Orientierung in einfacher Sprache. Für Ihren konkreten Fall, gerade bei Sonderkonstellationen, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Anwalt.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre heutigen Programme bereit sind, oder wenn mehrere Systeme sauber zusammenspielen sollen, ohne dass jemand Daten doppelt abtippt, schauen wir uns das gemeinsam an.

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