Was kostet individuelle Software für Mittelstand und Handwerk?

Was kostet individuelle Software für Mittelstand und Handwerk?

Diese Frage hören wir oft. Sie kommt von Geschäftsführerinnen, die unübersichtlich gewordene Excel-Tabellen mit vielen Reitern verwalten. Von Handwerksmeistern, die Aufträge auf Papier-Zetteln im Auto haben. Von Bürokauffrauen, die Daten mehrfach in verschiedene Systeme tippen. Alle haben dasselbe Anliegen: Sie wissen, dass eine eigene Software ihr Leben leichter machen würde, aber sie wissen nicht, ob sie sich das leisten können.

Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Aber „es kommt darauf an" ist keine Antwort, mit der Sie planen können. Deshalb schauen wir uns in diesem Artikel an, mit welchen konkreten Preisspannen Sie realistisch rechnen sollten, welche zwei Modelle der Zusammenarbeit es gibt, was den Preis am stärksten treibt und welche Kosten gerne übersehen werden. Am Ende wissen Sie, ob Ihr Vorhaben in eine Größenordnung passt, mit der Sie planen können, oder ob wir gemeinsam nochmal über den Zuschnitt sprechen sollten.

Kurze Antwort (TL;DR)

Die zwei Modelle: Festpreis und White-Label-Lizenz

Bei uns gibt es zwei Wege, individuelle Software zu bekommen. Beide haben ihre Berechtigung. Die Wahl hängt weniger vom Budget ab als von der Art Ihres Vorhabens.

Festpreis-Projekt

Beim Festpreis vereinbaren wir vor Beginn einen klaren Liefer-Umfang und einen fixen Preis. Sie zahlen typischerweise eine Anzahlung von einem Drittel zu Beginn, ein Drittel bei einer Zwischen-Abnahme und das letzte Drittel nach Übergabe. Ein Festpreis-Projekt startet ab 500 Euro und richtet sich nach dem Umfang: ein kleines, klar umrissenes Werkzeug liegt am unteren Ende, eine vollständige Branchen-Software in der ersten Version weiter oben. Die Dauer liegt zwischen einer und zwölf Wochen, je nach Komplexität.

Festpreis funktioniert gut, wenn Sie genau wissen, was Sie haben wollen. Wenn Sie eine bestehende Excel-Lösung in eine echte Datenbank-App umwandeln möchten und der Funktions-Umfang fest steht. Wenn ein Berater oder Sie selbst ein klares Lasten-Heft erstellt haben. Wenn Sie ein einzelnes Tool brauchen, das eine konkrete Aufgabe übernimmt und danach einfach läuft.

Eine laufende Begleitung oder Wartung ist nicht automatisch im Festpreis enthalten, lässt sich aber als separater Vertrag dazubuchen (siehe weiter unten). So bleibt der Projektpreis sauber von den laufenden Kosten getrennt.

White-Label-Lizenz

Die White-Label-Lizenz ist ein Sonderweg für Kunden, die früh dabei sein und ein Produkt mitgestalten möchten. Sie zahlen einen kleinen Einmalbetrag ab 500 Euro und nutzen das Produkt für einen vereinbarten Zeitraum unter Ihrem eigenen Namen. Im Gegenzug dürfen wir das Produkt danach weiter vermarkten, der Quellcode bleibt also bei uns. Das ist eine Nische für Kunden, die quasi Erst-Kunde und Mitgestalter werden, kein allgemeiner Bezahlweg für ein individuelles Projekt.

White-Label passt, wenn Ihr Bedarf nah an einem Produkt liegt, das wir ohnehin entwickeln wollen. Vorausgesetzt, Sie möchten der erste Anwender sein. Wenn Sie dagegen eine ganz eigene Lösung brauchen, die nur zu Ihnen passt, ist der Festpreis der richtige Weg.

Ein wichtiger Hinweis: Wir kalkulieren jedes Projekt individuell. Die genannten Startpreise sind keine versteckten Mindest-Pakete, die jeden Auftrag in eine bestimmte Größe zwingen. Wenn Ihr Vorhaben kleiner ist, wird das Projekt kleiner.

Unsere Leistungen im Überblick

Wir gliedern unsere Arbeit in sieben Säulen. Der Preis für ein konkretes Projekt richtet sich nicht nach der Säule, sondern nach dem Umfang: wie viel Datenmodell, wie viele Integrationen und wie viel Front-End enthalten ist. Als Richtwert gilt: Festpreis ab 500 Euro, je nach Umfang. Umfangreichere Säulen wie Branchen-Software liegen höher.

Säule	Typische Dauer	Beispiel-Projekt
Webseiten & Design	1-4 Wochen	Moderne Firmen-Webseite mit Kontaktformular und Pflegbarkeit
Web-Apps mit Login	3-10 Wochen	Web-App mit Login, Datenpflege, Berichtsfunktion (Hivekraft.com)
Dashboards & Auswertungen	4-8 Wochen	Verkaufs-Dashboard für einen Filial-Betrieb mit täglichen Umsätzen, Top-Produkten, Personal-Auslastung
Branchen-Software	8-16 Wochen	Auftrags- und Baustellen-Erfassung mit mobiler App, Foto-Aufmaß, Stunden-Abrechnung (Erfasswerk.de)
Automatisierung & Integrationen	1-4 Wochen pro Integration	Auto-Übernahme von Webshop-Bestellungen ins Buchhaltungs-System
KI-Integration	2-6 Wochen	Sprachnotizen auf der Baustelle, die automatisch in Auftragsdaten umgewandelt werden
Begleitung & Optimierung	nach Aufwand	Laufende Weiterentwicklung über einen vereinbarten Zeitraum

Was diese Tabelle nicht zeigt: Manche Projekte liegen zwischen zwei Säulen. Ein Dashboard mit eingebauter Auftrags-Pflege ist halb Säule drei, halb Säule vier. In so einem Fall schauen wir uns Ihr Vorhaben an und nennen einen Preis, der zur tatsächlichen Komplexität passt, nicht zur Säulen- Schublade. Der konkrete Preis kommt immer aus der Aufwands-Schätzung.

Ein zweiter Hinweis: Die Dauer-Angaben sind Richtwerte für die erste Version. Eine erste Version macht selten alles, was Sie sich am Anfang gewünscht haben. Sie macht das Wichtigste so gut, dass Sie es im Alltag nutzen können. Und dann sehen Sie, was als Nächstes wirklich fehlt. Dieser schrittweise Aufbau ist häufig der Grund, warum Kunden mit laufender Begleitung langfristig zufriedener sind: Sie bekommen nicht das, was vor einem Jahr im Kopf war, sondern das, was sich heute im Alltag bewährt hat.

Wie wir Preise kalkulieren

Hinter dem Festpreis steckt eine recht einfache Logik, die wir hier offenlegen, damit Sie verstehen, wie ein konkretes Angebot zustande kommt.

Wir schätzen die Aufgabe in Entwicklungs-Tagen. Den konkreten Preis nennen wir aus dieser Aufwands-Schätzung. Dabei unterscheiden wir zwischen Konzeptions-Tagen und reinen Umsetzungs-Tagen: Konzeptions-Tage wiegen schwerer, weil sie Erfahrung mit ähnlichen Projekten erfordern und weil Fehl-Entscheidungen am Anfang später teuer werden. Reine Umsetzungs-Tage gehen schneller.

Eine kleine Web-App braucht entsprechend wenige Entwicklungs-Tage. Ein Dashboard mit mehreren Datenquellen schon mehr. Eine Branchen-Software mit mobiler App und einer Integration deutlich mehr. Aus dieser Tage-Schätzung ergibt sich der Festpreis, den wir Ihnen vor Beginn nennen.

Dazu kommt: Wir kalkulieren einen Puffer für Test, Übergabe, Dokumentation und kleinere Nachschärfungen ein. Wer ohne Puffer kalkuliert, liefert entweder schlechte Qualität oder gerät später in unangenehme Nachverhandlungen. Beides wollen wir vermeiden.

Was wir ausdrücklich nicht tun: Preise nach Ihrem geschätzten Budget ausrichten. Manche Anbieter fragen erst „Was haben Sie sich vorgestellt?" und passen das Angebot dann an. Wir nennen unseren Preis aus der Aufwands- Schätzung. Sie bekommen den gleichen Preis, ob Sie ein kleiner Betrieb oder ein großes Unternehmen sind. Wenn Ihr Budget zu klein ist, sagen wir das frühzeitig und schlagen einen reduzierten Umfang vor. Wenn Ihr Budget viel größer ist als nötig, verlangen wir nicht mehr Geld, sondern liefern entweder schneller oder besser.

Fünf Faktoren, die den Preis treiben

Wenn wir ein Angebot machen, hängt der Preis von einer Handvoll konkreter Stellschrauben ab. Wir können nicht zaubern, aber wenn Sie wissen, woran es hängt, können Sie an manchen Stellen schon vor dem Erstgespräch nachschärfen.

1. Komplexität der Datenmodelle

Damit ist gemeint: Wie viele unterschiedliche Dinge soll Ihre Software verwalten und wie hängen sie zusammen? Eine Kontaktverwaltung mit Kunden und Notizen ist einfach. Eine Auftragsverwaltung mit Kunden, Aufträgen, Baustellen, Positionen, Stunden, Material, Lieferanten und Rechnungen ist deutlich aufwendiger, nicht weil jede einzelne Tabelle so kompliziert wäre, sondern weil die Verknüpfungen sauber sein müssen. Datenmodell-Komplexität treibt den Preis fast linear nach oben.

Praktischer Hinweis: Listen Sie für Ihr Erstgespräch einfach die Begriffe auf, die in Ihrer Software vorkommen sollen. Jeder Begriff ist potenziell eine Datentabelle. Einige wenige Begriffe sind ein kleines Projekt, eine mittlere Zahl ein klares mittleres Projekt, viele ein großes.

2. Anzahl der Integrationen

Eine Integration ist eine technische Verbindung zu einem anderen System: DATEV, lexoffice, JTL, Shopify, Microsoft 365, ein eigenes Warenwirtschafts- System, eine Banking-API. Jede einzelne Integration schlägt eigenständig zu Buche, abhängig davon, wie gut die Schnittstelle dokumentiert ist und wie viele Datentypen ausgetauscht werden müssen.

Wer das übersieht, wundert sich später. Die DATEV-Anbindung ist nicht automatisch Bestandteil des Festpreises für die Branchen-Software, sondern ein zusätzlicher Block. Wenn mehrere Integrationen geplant sind, summiert sich das spürbar. Häufig die wichtigere Frage hier: Brauchen Sie die Integration wirklich? Manche Daten lassen sich monatlich per Export-Import austauschen, ohne dass jemand merkt, dass das nicht voll automatisch läuft. Das spart viel Geld.

3. Anzahl Nutzer und Berechtigungs-Rollen

Eine Software für eine einzige Person ist deutlich einfacher als eine für viele Nutzerinnen mit unterschiedlichen Rollen. Sobald Sie sagen „Geschäftsführung sieht alles, Bauleitung sieht nur ihre Baustellen, Monteure sehen nur ihre Aufträge, Buchhaltung darf abrechnen aber nichts ändern", dann reden wir über ein Rollen- und Rechte-System, das gut durchdacht sein muss. Das kostet im Bau Zeit und im Test noch mehr Zeit, weil jede Kombination geprüft werden muss.

Faustregel: Eine einzige Rolle ist gratis. Wenige Rollen sind ein überschaubarer Mehraufwand. Viele Rollen sind ein deutlicher Mehraufwand. Wenn die Rollen sich nach Abteilung und nach Region und nach Auftrag unterscheiden, wird es noch aufwendiger.

4. Mobile vs. Web-only

Eine reine Web-Anwendung, die im Browser läuft, ist preiswerter als eine Lösung mit dazugehöriger mobiler App. Eine mobile App muss zusätzlich für iOS und Android funktionieren, mit Offline-Modus, Foto-Aufnahme, GPS und Push-Benachrichtigungen, je nach Anforderungs-Tiefe.

Pragmatischer Mittelweg: Eine Web-App, die im Smartphone-Browser brauchbar ist (responsive Webseite), ist deutlich günstiger als eine echte App und reicht für viele Aufgaben aus. Eine richtige App ist nur dann nötig, wenn Sie offline arbeiten, GPS nutzen oder häufig Fotos aufnehmen wollen. Für Bürokraft-Tätigkeiten reicht die responsive Web-Variante fast immer.

5. Lieferdruck

Eine kurze Liefer-Zeit kostet bei gleichem Umfang mehr als eine entspannte. Nicht weil wir die Stunden hochrechnen, sondern weil wir andere Projekte nach hinten schieben oder Überstunden einplanen müssen. Wenn Sie es ruhig angehen können, wird das Projekt entweder günstiger oder enthält für gleiches Geld mehr Funktionen.

Realistischer Hinweis: Ein entspannter Zeitrahmen ist normal für ein mittel- großes Projekt. Eine knappe Frist ist sportlich, aber machbar, wenn der Umfang klein ist. Eine sehr kurze Frist ist meistens kein vernünftiger Plan, sondern ein Versprechen, das später Stress macht, auf beiden Seiten.

Was Sie vor dem Erstgespräch überlegen sollten

Ein gutes Erstgespräch braucht keine fertige Spezifikation, aber drei Vorbereitungs-Punkte machen das Gespräch deutlich produktiver und führen zu einem belastbareren Preisrahmen am Ende.

Punkt eins: Welches konkrete Problem soll die Software lösen? Nicht „wir wollen digitaler werden", das ist zu vage. Sondern: „Unsere Bauleiter notieren Stunden auf Zetteln und unsere Bürokraft tippt das am Freitag in DATEV ab. Das kostet viel Zeit pro Woche und führt zu Übertragungs-Fehlern." Solch eine konkrete Problem-Beschreibung erlaubt uns, das Vorhaben in der richtigen Größenordnung einzuschätzen.

Punkt zwei: Wer arbeitet damit und wie viele sind das? Ein paar Bauleiter im Außendienst plus eine Bürokraft im Büro? Mehrere Monteure plus einige Innendienst-Mitarbeiter plus die Geschäftsführung? Diese Zahl beeinflusst direkt, welche Berechtigungs-Rollen Sie brauchen und ob eine mobile Lösung Sinn ergibt.

Punkt drei: Welches Budget haben Sie ungefähr im Kopf? Diese Frage beantworten viele ungerne, weil sie Sorge haben, sich preislich nach oben zu verraten. Wir nennen den Preis aber unabhängig vom Budget (siehe oben). Wenn Sie uns Ihr ungefähres Budget verraten, können wir aber bei der Erst-Einschätzung sofort sagen, ob das passt. Sonst diskutieren wir möglicherweise lange über ein Vorhaben, das von vornherein gar nicht ins Budget passt. Auch ein „Ich habe keine Ahnung, was sowas kostet" ist übrigens völlig in Ordnung. Dafür gibt es ja diese Spannen.

Bonus-Tipp: Bringen Sie ein konkretes Beispiel mit. Eine Excel-Datei, die Sie heute nutzen. Ein ausgefülltes Formular. Eine Zettel-Liste. Echte Beispiele zeigen uns mehr in zehn Minuten als zwei Stunden abstrakte Anforderungs-Diskussion.

Was NICHT inbegriffen ist

Diese Frage stellt fast niemand vor Vertrags-Unterzeichnung und wir haben es uns zur Regel gemacht, sie aktiv anzusprechen. Sonst gibt es später lange Gesichter.

Server-Hosting: Ihre Software muss irgendwo laufen. Für kleine bis mittlere Anwendungen sind die Hosting-Kosten je nach Anbieter überschaubar (Vercel, Hetzner, AWS-Light-Setup). Das ist nicht in den Software-Preisen oben enthalten und läuft direkt zwischen Ihnen und dem Hoster. Bei einer Branchen-Software mit mobiler App kann es etwas mehr werden, abhängig von Nutzer-Anzahl und Datenvolumen.

Domain-Registrierung: Falls Sie eine eigene Domain brauchen (z. B. ihre-firma.de), kostet die etwa 10 bis 15 Euro pro Jahr. Lächerlich wenig im Gesamtbild, aber jemand muss sie kaufen und verwalten.

Externe APIs: Wenn Ihre Software auf Dienste Dritter zugreift (Google- Maps-API für Routen, OpenAI für KI-Funktionen, Stripe für Zahlungen, Sevdesk für Rechnungen), zahlen Sie für deren Nutzung typischerweise nutzungsabhängig. Ein Karten-Service oder eine KI-Anwendung kann je nach Volumen unterschiedlich viel ausmachen. Diese Kosten laufen direkt zwischen Ihnen und dem Anbieter, wir bauen die Anbindung nur ein.

Wartung und Pflege: Nach Übergabe einer Festpreis-Software läuft sie nicht von selbst weiter. Server-Updates, Sicherheits-Patches und Bug-Fixes brauchen jemanden, der sich kümmert. Bei uns können Sie dafür optional eine laufende Wartung dazubuchen: eine Grundgebühr von 15 bis 30 Euro pro Monat, plus 60 bis 80 Euro pro Stunde nach Bedarf. Wenn Sie das nicht buchen, ist das in Ordnung, aber dann müssen Sie es jemandem anderen übertragen oder selbst machen.

Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter: Zur Übergabe liefern wir eine kurze schriftliche Anleitung in einfacher Sprache. Die Oberfläche bauen wir bewusst so, dass sie ohne Schulung verständlich ist. Bei Fragen erreichen Sie uns direkt im Rahmen der optionalen Begleitung.

Häufige Fragen

Bekommen wir den Quellcode?

Ja, Sie bekommen den vollständigen Quellcode nach Übergabe. Das ist unser Standard, nicht eine Premium-Option. Wir liefern den Code in einem Git-Repository, das Sie übernehmen können, entweder bei GitHub, GitLab oder einer Plattform Ihrer Wahl. Sie sind dadurch nicht an uns gebunden und können jederzeit einen anderen Entwickler einlernen.

Eine Ausnahme gibt es: Bei der White-Label-Lizenz (in der Sie das Produkt unter Ihrem Namen nutzen) bleibt der Quellcode bei uns, weil wir es danach weiter vermarkten dürfen. Das ist aber der Sonderweg für Kunden, die früh dabei sein und mitgestalten möchten, nicht der Standard-Weg.

Was kostet Wartung danach?

Eine laufende Wartung können Sie optional als separaten Vertrag dazubuchen: eine Grundgebühr von 15 bis 30 Euro pro Monat, plus 60 bis 80 Euro pro Stunde nach Bedarf. Darin sind Sicherheits-Updates, Server-Pflege, Bug-Fixes und kleinere Anpassungen abgedeckt. Größere neue Funktionen schätzen wir gesondert.

Sie können Wartung auch bei einem anderen Entwickler buchen, da Sie den Quellcode haben. Das ist legitim. Praktisch ist es allerdings meistens günstiger, bei der Firma zu bleiben, die die Software gebaut hat, denn wir brauchen keine Einarbeitungs-Zeit.

Können wir später wechseln?

Ja. Da Sie den Quellcode bekommen und wir gängige, weit verbreitete Technologien nutzen (TypeScript, Next.js, PostgreSQL oder vergleichbare), finden Sie jederzeit andere Entwickler, die übernehmen können. Wir machen keine geheime Eigenbau-Logik, die nur wir verstehen.

Falls Sie eine laufende Begleitung beenden möchten, übergeben wir sauber an Ihren Nachfolger, inklusive Dokumentation, Code-Erklärung und einer Schluss-Besprechung.

Gibt es Ratenzahlung?

Beim Festpreis-Projekt verteilen wir die Zahlung typischerweise in drei Schritten: ein Drittel zu Beginn, ein Drittel bei einer Zwischen-Abnahme, ein Drittel nach Übergabe. Das ist faktisch eine Drittel-Raten-Lösung.

Wenn Sie aus besonderen Gründen einen anderen Zahlungs-Rhythmus brauchen, sprechen Sie uns an. Wir finden in der Regel eine Lösung. Bei Erstprojekten halten wir uns lieber an die Standard-Aufteilung.

Wie verhindern wir, dass das Projekt aus dem Ruder läuft?

Drei Dinge helfen erfahrungsgemäß. Erstens: Sie geben uns klare Beispiele aus Ihrem Alltag, echte Aufträge, echte Excel-Dateien, echte Belege. Daran lässt sich gut entwickeln, an Wunschvorstellungen nicht so gut. Zweitens: Wir liefern in kleinen, regelmäßigen Etappen (alle zwei bis drei Wochen einen Stand zum Anschauen). So merken Sie früh, wenn etwas in die falsche Richtung geht. Drittens: Wir sind ehrlich, wenn etwas nicht in den ursprünglichen Umfang passt. Sie bekommen dann zwei Optionen: Verschieben oder Erweitern mit klarer Zusatz-Kostenangabe.

Was, wenn wir noch gar nicht wissen, was wir genau brauchen?

Dann buchen Sie kein Festpreis-Projekt. Starten Sie stattdessen mit unserem Mini-Audit für 250 Euro: ein Gespräch, in dem wir zuhören und gemeinsam sortieren, plus eine schriftliche Einschätzung. Daran lässt sich danach eine ehrliche Aufwands-Schätzung knüpfen. Wenn Sie das Vorhaben über einen längeren Zeitraum gemeinsam schärfen möchten, ist auch eine begleitende Zusammenarbeit nach Aufwand möglich, die wir im Erstgespräch klären. Beides ist günstiger, als eine falsche Festpreis-Spezifikation halbfertig wieder umzubauen.

Fazit

Individuelle Software ist keine Boutique-Lösung, die nur Großkonzerne sich leisten können. Sie ist ein klar planbarer Investitions-Bereich: bei uns als Festpreis-Projekt ab 500 Euro, je nach Umfang, oder, wenn Sie früh dabei sein möchten, als White-Label-Lizenz ab 500 Euro Einmalbetrag. Welcher Weg und welche Größenordnung für Sie passt, hängt davon ab, was Sie bauen, wie viele Integrationen Sie brauchen, wie viele Menschen damit arbeiten und wie schnell es laufen muss.

Wenn Sie mit einer ungefähren Vorstellung im Kopf sind und einschätzen möchten, in welcher Größenordnung Ihr Vorhaben tatsächlich liegt, sprechen Sie mit uns. Wir bieten ein kostenloses Erstgespräch von 15 Minuten, in dem wir Ihnen ohne Vertriebs-Geplänkel eine ehrliche Einschätzung geben: Passt das in einen Festpreis? Welche Größe wird das ungefähr? Und was übersehen Sie vielleicht gerade?

Wer lieber zuerst selbst eine grobe Spanne sehen möchte: Unser Kostenrechner gibt Ihnen in wenigen Minuten eine Orientierung, klassisch über sieben Fragen oder per KI aus Ihrer eigenen Beschreibung.

Erstgespräch vereinbaren →

Wenn Sie das Gespräch lieber per E-Mail starten oder zuerst einen Mini-Audit für 250 Euro (Gespräch plus schriftliche Einschätzung, kein Folge-Zwang) buchen möchten, ist das auch in Ordnung. Beides geht über das Kontaktformular.