Daten nur einmal eingeben: Schnittstelle und Automatisierung für KMU

Daten nur einmal eingeben: Schnittstelle und Automatisierung für KMU

Woran Sie Doppelerfassung im eigenen Betrieb erkennen

Die meisten Betriebe wissen gar nicht, dass sie ein Problem mit mehrfacher Dateneingabe haben. Es ist so eingespielt, dass es sich normal anfühlt. Die Frage ist deshalb nicht "Haben wir das?", sondern "Wie oft tippen wir dieselbe Information ein zweites oder drittes Mal?".

Ein klassischer Verlauf im Handwerk: Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Jemand schreibt die Eckdaten (Name, Adresse, was gewünscht ist) in eine Excel-Tabelle, um den Überblick zu behalten. Daraus wird ein Angebot geschrieben, Name und Adresse werden erneut getippt. Der Kunde sagt zu, also entsteht ein Auftrag, wieder dieselben Daten. Am Ende kommt die Rechnung, ein viertes Mal. Und wenn Stunden erfasst werden, landet der Auftrag noch ein fünftes Mal in einer Stundenliste.

Drei Anzeichen, an denen Sie es sicher erkennen:

• Copy-and-paste zwischen Programmen gehört zum Tagesgeschäft. Wer Daten ständig aus einem Fenster ins andere kopiert, hat keine Verbindung zwischen den Programmen, sondern eine Lücke, die ein Mensch überbrückt.
• Dieselbe Stammdaten-Liste existiert mehrfach. Eine Kundenliste in der Buchhaltung, eine im E-Mail-Programm, eine in Excel. Wenn ein Kunde umzieht, müssen Sie an mehreren Stellen ändern (und vergessen meist eine). So entstehen Dubletten und widersprüchliche Stände, also Datensilos statt einer sauberen Datenbasis.
• "Das muss ich nochmal eben übertragen" ist ein fester Satz im Büro. Dieses "Übertragen" ist die Doppelerfassung, oft auch manuelle Nacherfassung genannt.

Eine ehrliche Bestandsaufnahme dauert eine halbe Stunde: Schreiben Sie auf, welche Information (Kundenname, Auftrag, Termin, Betrag) im Laufe eines normalen Vorgangs an wie vielen Stellen von Hand eingegeben wird. Sie werden überrascht sein.

Medienbruch einfach erklärt: warum jeder Wechsel Geld kostet

Wenn Daten von einem Programm ins nächste nicht automatisch fließen, sondern ein Mensch sie abtippen, kopieren oder ausdrucken und neu erfassen muss, spricht man von einem Medienbruch. Das Wort klingt technisch, der Alltag ist einfach: Überall dort, wo Sie etwas "rübertragen", bricht die digitale Kette.

Stellen Sie sich die übliche Kette in einem Betrieb vor:

Kundenanfrage (E-Mail) → Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung → Buchhaltung beim Steuerberater.

Idealerweise wandern Kundenname, Adresse, Positionen und Beträge ein einziges Mal in diese Kette und fließen dann von Schritt zu Schritt weiter. In der Realität wird an fast jedem Pfeil neu getippt. Jeder dieser Brüche kostet zweimal: einmal die Zeit für das erneute Eingeben, einmal das Risiko, dass sich ein Fehler einschleicht. Ein falsch übertragener Betrag oder eine vertauschte Hausnummer fällt oft erst spät auf, beim reklamierten Beleg oder beim Material an der falschen Baustelle.

Das Ziel ist deshalb, möglichst viele dieser Medienbrüche zu schließen, sodass eine einmal erfasste Information automatisch weiterläuft.

Was Doppelerfassung wirklich kostet

Ich nenne hier bewusst keine erfundenen Prozentzahlen, denn jeder Betrieb ist anders. Aber die Kosten lassen sich in drei Kategorien ehrlich beschreiben.

Zeit. Das Übertragen selbst dauert pro Vorgang vielleicht nur ein, zwei Minuten. Das klingt nach wenig. Bei vielen Vorgängen am Tag und mehreren Übertragungs-Stellen kommt da aber schnell viel Zeit zusammen, jeden Tag. Diese Zeit fehlt für die eigentliche Arbeit und sie wird selten als Arbeitszeit wahrgenommen, weil sie sich in kleinen Häppchen versteckt.

Fehler. Wer dieselbe Zahl zum dritten Mal tippt, tippt sie irgendwann falsch. Eine Hausnummer, eine Auftragsnummer, ein Komma im Betrag. Solche Übertragungsfehler fallen oft erst spät auf: bei der Rechnung, die der Kunde reklamiert, beim Material, das an die falsche Baustelle geliefert wird, bei der Stundenabrechnung, die nicht stimmt. Die Korrektur kostet meist ein Vielfaches der ursprünglichen Eingabe, plus Vertrauen beim Kunden. Dazu kommt die fehlende Datenkonsistenz: Wenn dieselbe Adresse in zwei Programmen unterschiedlich steht, weiß keiner mehr, welcher Stand der richtige ist.

Frust. Das ist der unterschätzte Posten. Stures Abtippen ist genau die Art Arbeit, die niemand gern macht. Es ist die Arbeit, die abends liegen bleibt, die am Freitag in Hektik nachgeholt wird, an der gute Mitarbeiter sich aufreiben. Oft ist der Wegfall dieser Tätigkeit das, was im Betrieb am meisten Erleichterung bringt, mehr noch als die gesparte Zeit.

Wo Doppelerfassung im KMU-Alltag typischerweise steckt

Damit die Bestandsaufnahme leichter fällt, hier die Stellen, an denen mehrfache Dateneingabe typischerweise vorkommt:

• Kundenanfrage → CRM oder Kundenliste: Die Mail wird gelesen, die Daten landen von Hand in Excel oder im Adressbuch.
• Angebot → Auftrag: Aus dem zugesagten Angebot wird ein Auftrag, oft im selben oder einem anderen Programm neu erfasst.
• Lieferschein → Rechnung: Gelieferte Positionen werden für die Rechnung erneut zusammengesucht.
• Rechnung → Buchhaltung: Die fertige Rechnung wird beim Steuerberater oder in der eigenen Buchhaltungssoftware noch einmal eingebucht.
• Zeiterfassung → Lohn: Stunden von Zetteln oder aus einer Liste werden in die Lohnabrechnung übertragen.

Wenn isolierte CRM- und ERP- beziehungsweise Buchhaltungssysteme nebeneinanderstehen, ist diese doppelte Pflege gemeinsamer Daten (Kundenstammdaten, Preise, Zahlungsbedingungen) oft unvermeidbar. Das kostet Zeit und begünstigt Übertragungsfehler. Genau hier setzen die drei Lösungswege an.

Das führende System: wo die Stammdaten zu Hause sind

Bevor man Programme verbindet, lohnt eine einfache Festlegung: Welches Programm ist die Quelle der Wahrheit für welche Daten? Man nennt das das führende System oder die "Single Source of Truth". Es ist der Ort, an dem eine Information gepflegt wird und von dem aus sie an alle anderen weitergegeben wird.

Praktisch heißt das zum Beispiel: Die Kundenstammdaten leben im CRM oder in der Auftragssoftware. Wenn ein Kunde umzieht, ändern Sie die Adresse nur dort und alle angeschlossenen Programme bekommen den neuen Stand. Niemand pflegt dieselbe Adresse noch an zweiter und dritter Stelle.

Diese Klärung ist die halbe Miete, denn ohne führendes System verschiebt eine Schnittstelle das Problem nur: Wenn zwei Programme beide "Recht haben" wollen, entstehen erst recht Dubletten. Legen Sie also pro Datenart fest, wer der Chef ist (Kunden, Artikel, Preise, Termine) und richten Sie den Datenfluss von dort aus ein.

Warum Programme oft nicht miteinander reden

Es liegt selten an einem einzigen schlechten Programm. Es liegt daran, wie die meisten Betriebe über Jahre gewachsen sind. Zuerst kam vielleicht die Buchhaltungssoftware, weil der Steuerberater sie wollte. Dann ein Termin-Tool, weil das Telefon zu oft klingelte. Dann eine Excel-Tabelle, weil eine bestimmte Auswertung fehlte. Dann eine Branchen-Software für die Angebote.

Jedes dieser Werkzeuge wurde für sich angeschafft und löst sein Problem. Aber sie wurden nie dafür gebaut, miteinander zu sprechen. Man nennt das oft "Insellösungen" oder Datensilos: jedes Programm eine Insel, dazwischen Wasser und der Mensch ist die Fähre, die Daten von Insel zu Insel trägt.

Hinzu kommt: Viele günstige oder fertige Programme bieten bewusst keine Schnittstelle nach außen, oder nur eine eingeschränkte. Manche Anbieter wollen, dass Sie alles bei ihnen kaufen. Andere haben einfach nie daran gedacht, weil ihre Zielgruppe das nicht verlangt hat. Das ist kein Vorwurf, aber es erklärt, warum die schöne Verbindung, die Sie sich wünschen, nicht von allein entsteht.

Die gute Nachricht: Sie müssen selten alles wegwerfen und neu kaufen. In den meisten Fällen reicht es, die vorhandenen Inseln durch Brücken zu verbinden. Dafür gibt es drei Wege.

Lösung 1: Vorhandene Programme über eine Schnittstelle verbinden

Eine Schnittstelle (oft "API" genannt) ist eine vorbereitete Tür, durch die zwei Programme automatisch Daten austauschen. Wenn Ihre Branchen-Software ein Angebot erstellt, kann sie über die Schnittstelle den Kunden direkt in die Buchhaltung schreiben, ohne dass jemand etwas abtippt.

Viele gängige Programme haben solche Türen bereits, man muss sie nur richtig verbinden. Lexware Office (früher lexoffice), DATEV, gängige Webshop-Systeme, viele Branchen-Programme und auch Microsoft 365 bieten Schnittstellen an. Die Arbeit besteht dann darin, diese Türen passend aneinanderzukoppeln, also festzulegen: Welches Feld aus Programm A landet in welchem Feld von Programm B und wann.

Ein konkretes Beispiel aus dem Handwerk: Ein Betrieb erfasst Aufträge in seiner Branchen-Software. Die Rechnungen sollen aber in der Buchhaltung des Steuerberaters landen, der mit DATEV arbeitet. Statt jede Rechnung doppelt zu erfassen, verbindet eine Schnittstelle (oder ein passender Export im DATEV-Format) beide Systeme: Sobald eine Rechnung in der Branchen-Software fertig ist, taucht sie im Buchhaltungssystem auf.

Wann dieser Weg passt: Wenn beide Programme, die Sie verbinden wollen, eine Schnittstelle anbieten. Das prüfe ich am Anfang. Wenn eines der beiden keine Tür hat, geht es nicht direkt, dann hilft eher Lösung 2 oder 3.

Lösung 2: Wiederkehrende Übertragungen automatisieren

Nicht jede Verbindung braucht eine echte Programmierschnittstelle. Manchmal reicht eine Automatisierung, die genau den Handgriff übernimmt, den heute ein Mensch macht.

Das klassische Muster nennt sich "Trigger und Aktion": Etwas passiert (eine E-Mail kommt, ein Formular wird ausgefüllt, eine Datei wird abgelegt) und daraufhin soll automatisch etwas anderes passieren (ein Eintrag entsteht, eine Benachrichtigung geht raus, Daten werden weitergereicht). Werkzeuge wie Make (früher Integromat), Zapier oder n8n sind dafür gebaut. Sie verbinden viele Anwendungen miteinander, oft ganz ohne Programmierkenntnisse (No-Code beziehungsweise Low-Code). Für viele kleine Firmen reicht das völlig aus, ohne dass ein einziges Programm neu geschrieben werden muss.

Ein Beispiel: Ein Betrieb bekommt Anfragen über ein Kontaktformular auf der Webseite. Bisher las jemand die Formular-Mail und tippte die Daten in eine Excel-Liste. Eine Automatisierung kann den neuen Eintrag direkt in die Tabelle (oder in ein besseres Werkzeug) schreiben, sobald das Formular abgeschickt wird. Niemand tippt mehr ab, niemand vergisst eine Anfrage im überfüllten Postfach.

Ein zweites Beispiel: Eingehende Lieferschein-PDFs werden per Texterkennung (OCR) automatisch ausgelesen und die Eckdaten in eine Übersicht eingetragen. Das funktioniert dann robust, wenn die Belege ein einigermaßen festes Format haben.

Wann dieser Weg passt: Wenn es um eine wiederkehrende, gleich ablaufende Übertragung geht, die heute ein Mensch immer auf dieselbe Art macht. Je regelmäßiger und gleichförmiger, desto besser eignet es sich für die Automatisierung. Einmalige Sonderfälle automatisiert man nicht, die macht ein Mensch weiter von Hand.

DSGVO: wohin fließen die Daten?

Ein Punkt, den man bei Automatisierungs-Plattformen früh klären sollte: Über wessen Server laufen die Daten? Zapier und Make sind US-Anbieter, ihre Verarbeitung findet typischerweise in deren Cloud statt. n8n lässt sich dagegen self-hosted betreiben, also auf eigenen oder EU-Servern, sodass Daten nicht zwingend über US-Server geleitet werden. Das ist ein häufig genannter Vorteil, wenn es um die Kontrolle über personenbezogene Daten geht.

Wichtig, ehrlich gesagt: "self-hosted in der EU" ist nicht automatisch gleich "DSGVO-konform". Ob etwas datenschutzkonform ist, hängt von der konkreten Konfiguration, dem Auftragsverarbeitungs-Vertrag und dem Einsatzzweck ab. Ich kann helfen, die Daten in der EU zu halten und das Setup sauber aufzusetzen. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, dafür ist im Zweifel Ihr Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt da.

Lösung 3: Eine kleine Eigenlösung als zentraler Punkt

Manchmal ist das eigentliche Problem nicht die Lücke zwischen zwei Programmen, sondern dass es zu viele Programme für eine Sache gibt. Drei Kundenlisten, vier Excel-Tabellen, zwei Termin-Tools. In diesem Fall hilft kein Verbinden, sondern ein zentraler Punkt, an dem die Daten einmal leben (das führende System aus dem Abschnitt oben).

Eine kleine maßgeschneiderte Eigenlösung ist genau das: eine schlanke Anwendung, in der Sie Ihre Kerndaten (Kunden, Aufträge, Termine) einmal pflegen und aus der heraus alles andere entsteht. Das Angebot, die Rechnung, die Stundenübersicht, alles greift auf dieselben Stammdaten zu. Sie tippen einen Kunden genau einmal ein.

Das klingt nach einem großen Projekt, muss es aber nicht sein. Es geht nicht darum, ein riesiges System für alles zu bauen, sondern den einen zentralen Punkt abzudecken, der heute am meisten Doppelarbeit verursacht. Bei mir startet so etwas als Festpreis-Projekt ab 750 Euro, je nach Umfang. Wenn die Lösung sich auch für andere Betriebe Ihrer Branche eignet, gibt es als zweites Modell die White-Label-Lizenz: Sie nutzen eine bereits gebaute Grundlage gegen einen kleinen Einmalbetrag ab 500 Euro und sparen die Entwicklung von null.

Wann dieser Weg passt: Wenn dieselben Daten an vielen Stellen liegen und das eigentliche Problem die fehlende Mitte ist. Oder wenn die vorhandenen Programme so eng oder so alt sind, dass Verbinden mehr kostet als ein sauberer Neustart an der einen entscheidenden Stelle.

Faustregel: ab wann lohnt sich eine echte Schnittstelle?

Die häufigste Frage in der Praxis lautet: Brauche ich gleich eine echte API-Schnittstelle, oder reicht ein einfacher Export und Import per CSV-Datei? Eine grobe Orientierung, ohne Anspruch auf Allgemeingültigkeit:

• Selten und in kleinen Mengen (zum Beispiel ein Sammel-Export an den Steuerberater einmal im Monat): Ein dateibasierter Austausch reicht oft. Sie exportieren als CSV- oder DATEV-Datei und importieren sie ins Zielsystem. Wenig Aufwand, kaum Wartung.
• Häufig und in größeren Mengen (täglich viele Belege, viele Kundenänderungen, Echtzeit-Bedarf): Hier lohnt sich eine echte Schnittstelle oder eine laufende Automatisierung. Der einmalige Einrichtungsaufwand zahlt sich aus, weil das manuelle Export-Import-Ritual sonst selbst zum Zeitfresser wird.

Als Daumenregel: Solange ein Mensch den Datenaustausch in wenigen Minuten pro Woche mit einem Klick erledigt, ist eine Datei oft genug. Sobald daraus eine tägliche Pflichtübung wird oder Fehler durch die Menge entstehen, ist die feste Verbindung das ruhigere Vorgehen.

Wenn Ihre Software gar keine Schnittstelle hat

Nicht jedes Programm bietet eine Tür nach außen. Wenn das so ist, gehen Sie der Reihe nach vor:

1. Anbieter fragen. Oft gibt es eine Schnittstelle, die nur nicht offensichtlich beworben wird, oder einen Export, der für Ihren Zweck reicht.
2. Export-Formate prüfen. Selbst ohne API lässt sich vieles über CSV-, Excel- oder DATEV-Export weitergeben. Das ist der dateibasierte Weg von oben.
3. Middleware oder Connector einsetzen. Werkzeuge wie Make oder n8n können als Vermittler dienen, wenn ein Programm zumindest E-Mails, Webhooks oder Dateien produziert.
4. Anbieterwechsel als letzte Option. Wenn ein Programm konsequent dichtmacht und zentral für Ihren Betrieb ist, kann ein Wechsel auf eine offenere Lösung langfristig günstiger sein als das ewige Abtippen. Das ist die letzte Stufe, nicht der erste Reflex.

Die E-Rechnungspflicht als guter Anlass

Es gibt gerade einen guten Grund, sich das Thema vorzunehmen: die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im Geschäftsbereich (B2B). Das heißt zunächst, dass Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können müssen. Zum reinen Empfang genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach.

Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden. Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro müssen erst ab dem 1. Januar 2028 selbst E-Rechnungen verschicken können, größere Betriebe etwas früher. Es stimmt also nicht, dass seit 2025 jeder Betrieb sofort E-Rechnungen versenden muss. Empfangen ja, versenden je nach Größe später. Wo Sie genau stehen, klären am sichersten Ihr Steuerberater oder die Übersicht Ihrer IHK.

Warum ist das hier relevant? Eine echte E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern enthält die Pflichtangaben strukturiert und maschinenlesbar. Buchhaltungsprogramme können sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten, ohne dass jemand die Beträge ins Buchhaltungssystem abtippt. Das schafft Doppelerfassung an einer der teuersten Stellen ganz von selbst ab. Wer seine Abläufe ohnehin wegen der E-Rechnung anfasst, kann den Schwung gleich nutzen, um den Weg von der Rechnung in die Buchhaltung sauber zu schließen.

Haeufige Fragen

Was ist eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen, einfach erklärt? Eine Schnittstelle (oft API genannt) ist eine vorbereitete Tür, durch die zwei Programme automatisch Daten austauschen, ohne dass ein Mensch etwas abtippt. Das eine Programm reicht die Information durch, das andere übernimmt sie. So fließen zum Beispiel Kundendaten direkt vom Angebot in die Rechnung.

Was ist eine API und brauche ich das als Handwerker? Eine API ist die technische Bezeichnung für eine solche Schnittstelle. Als Handwerker müssen Sie nicht wissen, wie sie funktioniert. Wichtig ist nur: Bietet Ihre Software eine API, lassen sich Daten automatisch übergeben. Bietet sie keine, gibt es oft trotzdem einen Weg über Datei-Export oder eine Automatisierung.

Kann ich Daten auch ohne direkte Schnittstelle übertragen? Ja. Wenn keine direkte Schnittstelle existiert, geht der Austausch oft dateibasiert: Sie exportieren die Daten aus dem einen Programm (zum Beispiel als CSV- oder DATEV-Datei) und importieren sie ins andere. Für seltene, kleine Mengen reicht das in der Regel völlig.

Brauche ich für Automatisierung eine eigene IT-Abteilung? Nein. Werkzeuge wie Make, Zapier oder n8n sind so gebaut, dass man Abläufe ohne Programmierkenntnisse zusammenstecken kann (No-Code). Den ersten Aufbau übernehme ich oder ein anderer Dienstleister, danach läuft die Automatisierung im Hintergrund. Eine eigene IT-Abteilung braucht es dafür nicht.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? Beides sind Formate für elektronische Rechnungen, die beide der EU-Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem für Rechnungen an Behörden genutzt wird. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine für Menschen lesbare PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. Beide lassen sich automatisch verarbeiten, ZUGFeRD sieht zusätzlich aus wie eine gewohnte Rechnung.

Sind Automatisierungs-Tools wie Zapier oder Make DSGVO-konform? Das hängt vom Einsatz ab. Zapier und Make verarbeiten Daten meist über US-Server. n8n lässt sich self-hosted in der EU betreiben, was helfen kann, die Daten in der EU zu halten. Datenschutzkonform wird ein Setup aber erst durch die richtige Konfiguration und einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Im Zweifel klärt das Ihr Datenschutzbeauftragter.

Grenzen und Risiken: was Sie wissen sollten

Automatisierung ist kein Selbstläufer. Ein paar ehrliche Hinweise, bevor Sie loslegen:

• Fehler werden mit-automatisiert. Wenn der Ausgangsprozess schludrig ist, automatisieren Sie den Schluder mit. Erst den Ablauf sauber durchdenken, dann verbinden.
• Datenqualität ist die Voraussetzung. Wenn Ihre Kundenliste voller Dubletten und veralteter Adressen ist, übernimmt die Schnittstelle genau diese Probleme. Aufräumen lohnt sich vor dem Verbinden.
• Schnittstellen wollen gewartet sein. Anbieter ändern ihre Programme, dann muss auch die Verbindung angepasst werden. Bei mir gibt es dafür optional eine Wartung ab 15 bis 30 Euro pro Monat, Aufwände darüber hinaus zu 60 bis 80 Euro pro Stunde.
• Abhängigkeit vom Anbieter. Wer alles auf ein Werkzeug aufbaut, ist von dessen Bestand und Preisen abhängig. Das spricht nicht dagegen, aber man sollte es wissen und auf gängige, offene Formate setzen.

Diese Punkte sind kein Grund, es zu lassen. Sie sind der Grund, klein und gezielt anzufangen statt mit einem Rundumschlag.

Womit anfangen: den teuersten Doppelweg zuerst

Der häufigste Fehler ist, beim größten System anzufangen ("Wir bräuchten mal ein richtiges System für alles"). Das wird teuer, dauert lange und scheitert oft, weil zu viel auf einmal verändert wird.

Fangen Sie stattdessen beim teuersten einzelnen Doppelweg an. Das ist die eine Übertragung, die am häufigsten passiert, am meisten Zeit frisst oder die meisten Fehler erzeugt. Oft ist das der Weg vom Auftrag zur Rechnung, oder die mehrfache Pflege der Kundendaten.

So gehen Sie konkret vor:

1. Prozess aufschreiben. Notieren Sie einen typischen Vorgang von der Anfrage bis zur Buchhaltung. Wo wird etwas weitergegeben?
2. Doppelwege markieren. Welche Information geht an welchen Stellen mehrfach von Hand rein? (Die halbe Stunde Bestandsaufnahme von oben.)
3. Grob schätzen, was jeder Weg kostet. Wie oft am Tag, wie viele Minuten, wie oft geht etwas schief? Eine grobe Schätzung reicht, es geht nur um die Reihenfolge.
4. Den teuersten Weg zuerst nehmen. Einen. Nicht alle gleichzeitig.
5. Den passenden der drei Wege wählen. Haben beide Programme eine Tür? Dann Schnittstelle. Ist es eine immer gleiche Übertragung? Dann Automatisierung. Liegt das Problem in der fehlenden Mitte? Dann kleine Eigenlösung.

Wenn Sie bei Schritt 3 unsicher sind, wo der größte Zeitfresser steckt, ist genau dafür mein Mini-Audit gedacht: Für 250 Euro schaue ich mit Ihnen gemeinsam auf Ihre Abläufe und benenne ehrlich, welcher Doppelweg sich zuerst zu lösen lohnt und welcher Weg dafür der richtige ist. Das ist bewusst klein und günstig gehalten, weil die richtige Reihenfolge mehr wert ist als ein schnelles, aber falsch angesetztes Projekt.

Fazit und nächster Schritt

Daten nur einmal eingeben ist kein Großprojekt, das man fürchten muss. Doppelerfassung ist eine Sammlung kleiner Lücken (Medienbrüche), die ein Mensch jeden Tag überbrückt. Diese Lücken lassen sich schließen: durch eine Schnittstelle zwischen vorhandenen Programmen, durch Automatisierung wiederkehrender Übertragungen oder durch eine kleine Eigenlösung als zentralen Punkt. Klären Sie zuerst, welches Programm die Stammdaten führt, fangen Sie beim teuersten Doppelweg an, nicht beim größten System.

Wenn Sie das Gefühl haben, in Ihrem Betrieb wird zu viel abgetippt, dann lassen Sie uns gemeinsam draufschauen. Im Erstgespräch klären wir, welcher Doppelweg Sie am meisten kostet und welcher der drei Wege bei Ihnen am schnellsten Ruhe bringt.

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Wenn Sie zuerst noch weiterlesen möchten: In Excel ersetzen: 5 Wege, die in der Praxis funktionieren sortiere ich die Alternativen, wenn die Doppelerfassung vor allem in Tabellen steckt.