Wann lohnt sich eigene Software? Break-Even ehrlich berechnen

Diese Frage stellen sich Geschäftsführer, sobald die fertige Lösung an ihre Grenzen stößt, oder wenn gar keine fertige Lösung für die eigene Branche existiert. Die Antwort hängt seltener am "Wunsch nach Individuellem" und häufiger an einer harten Rechnung: was kostet die Standardsoftware über 3 bis 5 Jahre inklusive aller Workarounds und was kostet eine Eigenentwicklung im selben Zeitraum?

Wir schauen uns die drei Hebel an, die diese Rechnung verschieben: Lizenz/Mietkosten, versteckte Anpassungs-Stunden und die "Workaround- Steuer", also die Zeit, die Mitarbeiter in Excel-Listen und Doppel-Erfassung verbringen, wenn das Tool an einer Stelle nicht passt.

Die drei Kostenposten der Standardlösung

Standardsoftware sieht im Verkaufsgespräch billig aus, weil meist nur die Monatslizenz auf dem Tisch liegt. Real entstehen aber drei Posten:

Lizenz (je nach Anbieter grob ein zweistelliger bis niedriger

dreistelliger Eurobetrag pro User und Monat bei Mittelstand-ERP).

Customizing (initial je nach Anbieter grob ein paar Tausend bis in

den fünfstelligen Bereich für Branchen-Anpassung, oft als "Implementierungs-Projekt" verkauft).

Workaround-Steuer (versteckter Stundenaufwand, wenn ein Großteil der

Prozesse passt, aber die kritischen Restprozesse nicht: Excel-Tabellen, Doppel-Erfassung, manuelle Schnittstellen).

Der letzte Posten ist der unterschätzte. Er taucht in keinem Angebot auf, summiert sich aber Woche für Woche: schon wenige Stunden, die Mitarbeiter in Excel-Listen und Doppel-Erfassung stecken, kosten über drei Jahre mehr als die eigentliche Lizenz. Genau diesen Posten rechnen wir im Erstgespräch ehrlich mit.

Wann eigene Software die günstigere Antwort ist

Eine eigene Software lohnt sich in folgenden Konstellationen:

Workaround-Steuer > Lizenzkosten. Wenn ein kleines Team wirklich

mehrere Stunden pro Woche in Excel-Patches verbringt, summiert sich das beim üblichen Stundensatz schnell zu einem spürbaren Monatsbetrag allein an Workaround-Zeit. Eine Eigenentwicklung kann sich dann rechnerisch schon nach überschaubarer Zeit amortisieren.

Keine fertige Lösung für die Branche existiert. Manche

Geschäftsmodelle (z.B. spezialisierte Handwerks-Disziplinen, Nischen-Produktion) haben keinen ernstzunehmenden Branchenstandard.

Eigenheit ist Differenzierung. Wenn Sie schneller, präziser oder

persönlicher arbeiten als der Wettbewerb, sollte das nicht in Standardsoftware verwässert werden.

Der Punkt, an dem das Rechnen kippt, ist selten ein Bauchgefühl, sondern ein konkreter Moment: der nächste Excel-Workaround, der eine ganze Arbeitswoche frisst, oder der Auftrag, den das Standard-Tool schlicht nicht abbilden kann. Genau dort lohnt sich der Vergleich auf Heller und Pfennig.

Wann fertig kaufen klar besser ist

Wenn die Rechnung für Standardsoftware spricht, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch ehrlich: kaufen, nicht bauen. Das ist der Fall, wenn:

Die Prozesse sich nicht von der Branchen-Konvention unterscheiden.
Das Budget unter rund 15.000 € Einmal-Investition liegt und keine

laufende Weiterentwicklung gewünscht ist.

Die Lösung in 6 bis 12 Monaten laufen soll, ohne Spezialänderungen.
Ein kleines Team das volle Tool ohnehin nicht ausreizt.

In diesen Fällen ist Standardsoftware fast immer die richtige Antwort. Wir bauen dann keine Konkurrenz zu DATEV oder SAP Business One auf, sondern helfen bei der Einführung oder bauen punktuelle Erweiterungen, wenn nahezu alle Prozesse passen und nur eine Schnittstelle fehlt.

Break-Even-Faustregel (ehrlich)

Die einfachste Faustregel für eine erste Näherung:

> Eigene Software lohnt sich, wenn (Lizenzkosten + Workaround-Stunden > × Stundensatz) × 36 Monate größer ist als ein einmaliges > Festpreis-Projekt plus eine optionale laufende Wartung.

Fiktives Rechenbeispiel zur Veranschaulichung der Formel (keine echten Kundenzahlen, die Range-Werte sind typische Mittelstands-Annahmen, nicht ein konkreter Kunde):

5 User × 80 €/Monat Lizenz = 400 €/Monat = 14.400 € auf 36 Monate.
4h/Woche Workaround × 60 €/h × 4 Wochen × 36 Monate = 34.560 €.
Standard total in diesem Szenario: 48.960 € auf 3 Jahre.
Eigene Lösung im selben Szenario: ein Festpreis-Projekt in dieser

Größenordnung (einmalig, je nach Umfang) plus optional eine laufende Wartung (Wartungspauschale 15 bis 30 €/Monat sowie 60 bis 80 €/h für konkrete Änderungen, falls überhaupt gewünscht).

Im fiktiven Szenario hängt der Vergleich also stark davon ab, wie groß das Festpreis-Projekt ausfällt und ob überhaupt laufende Wartung nötig ist. Über 5 Jahre kippt die Rechnung typischerweise zugunsten der Eigenentwicklung, weil die Workaround-Steuer mit dem Unternehmen wächst, während ein Festpreis-Projekt einmalig bleibt. Beim 6. Jahr kommt bei Standard meist noch ein Major-Upgrade hinzu.

Welche Summe Ihr Festpreis-Projekt am Ende hat, lässt sich seriös erst nach einem kurzen Blick auf Ihre Prozesse sagen. Die Zahlen oben sind bewusst eine Modellrechnung und keine Preisliste.

Was wir empfehlen

Im 15-Minuten-Erstgespräch rechnen wir gemeinsam Ihre konkreten Zahlen durch: Lizenzkosten, Workaround-Stunden, voraussichtliche Standzeit. Wenn die Standardlösung gewinnt, sagen wir das ehrlich. Wenn die eigene Lösung sinnvoll ist, klären wir auch direkt, ob ein Festpreis-Projekt (mit optionaler laufender Begleitung) oder die White-Label-Lizenz besser passt.

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